Adquisiciones
Archivo General de la Nación incorporó información de 906 entidades a su base de datos
Alicia Casas de Barrán asumió la dirección del Archivo General de la Nación (AGN) en 2005. Explicó a la Secretaria de Comunicación de Presidencia que hasta ese momento no se había hecho un relevamiento total de los archivos que existían en el país. Estos contienen documentos que responden a actividades de la Administración y por cada actividad que se realiza se genera un documento que se guarda en un archivo público.
“Muchas veces es necesario volver sobre los archivos y los documentos para recabar información”, resalta Casas. Expresó que “la identidad de un país y de sus instituciones se conforma con sus documentos. Un archivo tiene documentos antiguos e históricos que hacen a la identidad de una institución”.
A su vez recuerdó que hasta 2005 no había conocimiento del universo archivístico del Uruguay y justamente ese fue el objetivo del censo.
Este contó con el apoyo financiero del Ministerio de Cultura de España para su realización en las 19 capitales y en las ciudades de más de 1000 habitantes. Se relevaron 906 archivos de instituciones públicas de los cuales se recabó el nombre de la institución, el número de archivos por departamento, el tipo de archivo, la localización, el soporte documental, los metros lineales de los documentos, el estado de conservación, los recursos humanos y el equipamiento con los que se cuenta.
Explicó que de acuerdo a las normas internacionales, la forma de medir un archivo es por metros lineales. “Existen archivos conformados por uno o dos armarios, y otros, como el archivo judicial, que tiene varios kilómetros de documentos”.
El proceso para la recopilación de datos consistió en una etapa precensal en la que se reunió a un grupo de trabajo técnico conformado por archivólogos. Luego se definieron los objetivos generales y específicos del censo. Se preparó la cédula censal donde se va a recopilar la información. Esta tiene 4 campos a llenar y 15 preguntas sobre la identificación de la entidad y datos sobre el archivo en particular. Se realizó una prueba piloto de la cédula censal y se realizaron las modificaciones.
Este proceso comenzó en 2007 y culminó con el ingreso de información a la base de datos de la AGN. Se realizó una publicación denominada “Censo-guía archivos del Uruguay” que clasifica los archivos por departamento.
Casas recordó que en Uruguay, con el aprobación de la Ley 18.220 del Sistema Nacional de Archivos, que dispuso como órgano rector de la política archivística nacional al Archivo General de la Nación, se facilitó la labor de concientización sobre la importancia de los archivos imprescindible para comenzar con la recopilación de los datos que el censo requería.
En 2008, dos dispositivos legales como la Ley 18.331 sobre la Protección de Datos Personales y Acción de Habeas Data y la Ley 18.381 sobre el Derecho de Acceso a la Información pública, pusieron de manifiesto la necesidad que el país tenía de conocer el universo archivístico y el estado de organización de sus documentos.
Digitalización permite preservar los documentos más antiguos
“Estamos en un momento de transición hacia la automatización de los procedimientos”, subrayó Casas. Uruguay tiene un proceso administrativo complejo, heredero del derecho romano que controla cada paso dentro del procedimiento. Eso provoca que Uruguay genere muchos documentos o expedientes. "A su vez, se generan expedientes electrónicos, pero con el documento en papel en el proceso, lo cual crea una suerte de ambivalencia en la Administración que hace que los procedimientos sean aún más complejos".
Otra faceta de la automatización implica mejorar las formas de preservación de los documentos. Casas indició que al digitalizar los documentos más antiguos se protegen de su uso manual, incluso se agrega como beneficio la posibilidad de ampliar la imagen digitalizada para entender documentos manuscritos o con letras muy pequeñas.
A modo de ejemplo, señaló que los Protocolos Notariales, que datan de 1726 en adelante, son documentos prediales que registran los primeros poseedores de tierras y aún hoy son consultados en procesos de compra venta, cuando se requiere conocimiento sobre la procedencia de una fracción.
Lo mismo sucede en el Archivo Histórico donde algunos documentos son solicitados por investigadores. Por ejemplo, se preservan los registros de barcos de inmigrantes que llegaron a nuestro país en el siglo XIX los cuales, si bien no están aún digitalizados, están registrados en bases de datos que permiten su localización inmediata.
Fuente: Presidenca de la República
